Управление документами и автоматизация работы с ними

Разработка электронных архивов документов Создание информационных систем хранения и управления электронными документами на базе платформы InfoDesigner, включающей в себя технологию «активный шаблон», позволяет организовать документооборот предприятия максимально эффективно.

Используя особенности платформы, хранилище документов адаптируется и настраивается под требуемую для организации структуру, учитываются необходимые для управления документами их форматы и сопутствующие атрибуты, уровень доступа к ним и безопасность хранения, способы ввода и редактирования и т.д и т.п. В создании такого рода систем в полной мере проявляются преимущества принципа метамоделирования и технологии «активный шаблон».

В дальнейшем, если же в штатном расписании, правилах доступа и работы с документами происходят изменения, то система легко перенастраивается под новые условия без ущерба для текущей эксплуатации и потерь драгоценных данных.

Создаваемые системы управления документами решают задачи делопроизводства, учётной деятельности, внедрения методик управления знаниями.

Автоматизация бизнес-процессов Создание информационных систем по автоматизации бизнес-процессов предприятия, направленных не только на хранение и управления электронными документами, но и на их обработку и включение в бизнес-процессы, принятые на предприятии и их автоматизацию.

По понятным причинам с развитием компании происходят изменения в оргструктуре, распорядках, составе документов и их движении, и все это требует внесения корректив в имеющуюся информационную систему. Втроенные средства платформы InfoDesigner позволяют в уже действующей системе «бесконфликтно» производить необходимые дополнения в информационной модели, создавать новые пользовательские интерфейсы, учитывающие специфику вновь поставленных задач. Примерами такого рода систем могут быть Системы управления проектами, Системы управления взаимоотношениями с клиентами и т.д.

Для знакомства с возможностями платформы организуются бесплатные семинары, на которых подробно рассматривается использование средств разработки на конкретных примерах.

Автоматизация документооборота

Что повлияло на возникновение идеи автоматизированной системы документооборота? В условиях жесткой конкуренции на рынке руководство крупных и мелких предприятий ясно осознает необходимость в облегчении управления документами. Автоматизация значительно упрощает и убыстряет работу компании, дает возможность оперативно решать многие административные и производственные вопросы, оптимизировать все процессы на предприятии.

Управление данными документооборота не менее важно, чем управление бухгалтерией. Система управления документами значительно ускоряет темп обработки документации, к тому же предохраняет от утери документов или попадания данных в руки посторонних лиц. Используя данную систему, предприятие получает следующую пользу:

документы не теряются,

данные не попадают в руки посторонних лиц,

поиск документов и управление данными не занимают много времени,

не производится лишних трат на бумагу и пр.,

не тратится лишнее время на согласование документов.

Управление данными с помощью системы электронного документооборота способствует более слаженному взаимодействию всех отделов компании, значительно упрощает управление документами и делает работу делопроизводителя эффективней, повышает производительность труда работников за счет сэкономленного времени. Кроме этого, с помощью системы автоматизации документооборота можно наделить каждого сотрудника определенной степенью прав на доступ к документам, что предотвратит утечку важной информации.

Итак, ясно, что такая система необходима на любом предприятии, независимо от его величины, и внедрение электронного управления данными – первостепенная задача грамотного руководителя, стремящегося к оптимизации работы своей компании. При этом очень важно выбрать подходящую именно Вам систему автоматизации документооборота, и не жалеть средств на ее грамотное внедрение и обучение сотрудников. Только при этих условиях реальный экономический эффект не заставит себя ждать.